Comment réussir votre événement digital ?

Avant l’année 2020, le digital était déjà très utilisé lors d’événements. Il était plutôt présent sous forme d’outils servants à amplifier les effets sur l’événement ou à pousser l’engagement des participants.

L’arrivée du COVID et le confinement ont fait exploser l’utilisation du digital dans tous les foyers (découvrez les 5 outils collaboratifs les plus utilisés pendant le confinement).

Durant le confinement, les entreprises ont dû, comme les familles, s’adapter et trouver comment garder du lien avec leurs équipes grâce aux évènements en ligne (découvrez comment travailler la cohésion à distance).

Le digital est maintenant dans toutes les manifestations :

• Salon professionnel (découvrez comment organiser un salon phygital)
• Séminaires
• Conventions
• Team-building à distance (découvrez notre escape game en visio)

Les outils digitaux se multiplient et leur rôle devient essentiel à la bonne réalisation d’un événement.

Voici quelques exemple pour réussir la digitalisation de vos événements.

Conseils pour adapter son événement au virtuel ou au format hybride

La digitalisation des événements internes

Avec la pandémie, il devient parfois compliqué de se rassembler, même en petit comité, au sein des bureaux. Pourtant, garder les employés motivés, les former et favoriser l’intelligence collective est primordial pour faire avancer les projets.

Vous devez donc créer des moments de rencontres alliant travail et cohésion. Les plateformes collaboratives sont idéales pour avancer sur les projets en permettant aux télétravailleurs d’être totalement opérationnels à distance.

Team building et cohésion à distance

Même à distance, vous pouvez organiser des challenges : un concours photos par exemple sur un thème précis. Avec le télétravail et les travailleurs nomades (freelance ou co-worker) il peut être très simple de récolter des images originales et de permettre aux collaborateurs de partager des moments.

Vous pouvez même prévoir un challenge culinaire en ligne ou tous les participants suivent la recette en direct via un chef comme la célèbre émission de Cyril Lignac qui a fait fureur durant le confinement.

Via votre réseau social interne ou votre plateforme collaborative, les participants pourront mettre leur plat en photo et échanger sur les difficultés de la recette ou si toute la famille a pu apprécier ce nouveau plat.

Les team-building peuvent aussi changer de format et se dérouler sur plusieurs jours en fil rouge. Pourquoi pas une murder party à mener en interne sur une semaine avec des indices récoltés quotidiennement.

Les conférences virtuelles et les webinars

Les prises de parole en ligne ont été très nombreuses durant le confinement : réunions, apéros-visio en équipes,... La conférence en ligne ou le webinar ne répondent pas aux même règles qu’une prise de parole en face à face.

En effet les personnes qui assistent à un webinar ou à une conférence en ligne sont souvent seuls face à leurs écrans et sont susceptibles de faire plusieurs choses en même temps, réduisant considérablement leur attention et donc leur engagement.

Engagez votre audience grâce à des outils dynamiques et participatifs pour solliciter et impliquer vos équipes : quizz, chat, replay ou mini sessions de travail en minis ateliers avec des outils de mind mapping ou brainstorming en ligne.

Les replays permettent une plus grand rayonnement et permet aux personnes d’y assister lorsqu’elles le souhaitent.

Convention et séminaire

Si vous ne voulez pas organiser un grand rassemblement mais maintenir votre séminaire annuel, nous pouvons vous proposer soit un évènement 100% virtuel comme ci-après, soit un événement hybride décrit dans cet article.

100% virtuel

Vous devrez développer des espaces digitaux permettant une interaction entre les participants tout le long du séminaire comme lors des rencontres réelles : avatars, salons de discussion, animations photobooth pour partager des photos etc.

Le séminaire aura des temps forts et de nombreux outils de partage pour permettre aux participants d’utiliser les outils qu’ils préfèrent pour échanger.

Proposez à vos équipes de se retrouver autour d’une table ou dans un endroit précis pour visionner l’événement à plusieurs afin de créer des petits groupes.

Des surprises « réelles » devront tout de même être prévues tels que les apéros en live avec une box livrée au domicile des participants et personnalisée pour garder le côté expérentiel de l’événement. Cela donne une dimension conviviale à votre événement.

Les animations digitales événementielles sont essentielles, elles devront être très interactives mais si votre événement est digital en grande majorité, il faudra créer du lien entre les participants à distance.

Imaginez un jeu de société à distance avec des défis à relever comme un pictionary en réalité virtuelle, nous pouvons même imaginer des animations interactives dans des salons de discussion.

Les erreurs à éviter sur un événement digital

Les replays et autres documents enregistrés

Lors de vos prises de parole en présentiel, vous pouvez voir et parler directement avec votre audience. Lorsque vous organisez un événement digital, votre public n’est pas face à vous et vous n’avez aucun contrôle sur les informations que vous transmettez.

Pensez à la confidentialité de votre événement digital car tout ce que vous direz peut être entendu par d’autres personnes que celle de votre entreprise.

Le manque d’interactivité

Le dynamisme de votre événement poussera sa réussite. L’attention lors d’une visualisation d’un événement en ligne est très faible, vous ne pouvez pas garder votre format habituel avec des interventions de plus de 2h00.

Lors de votre intervention, pensez à ajouter de la surprise et la possibilité pour les participants d’échanger entre eux pour les garder attentif.

Les jeux concours ou tirage au sort durant les interventions peuvent garder l’attention de votre audience.

Un animateur classique

Nous ne pouvons pas faire appel à un animateur micro classique pour votre plénière digitale, en effet il devra être habitué des caméras afin de créer du lien et donner de la valeur aux prises de parole.

Vous souhaitez organiser un événement digital ou hybride à Montpellier ou en Occitanie ? Que ce soit un séminaire, une assemblée générale ou une simple prise de parole. Nous sommes à vos côtés pour vous aider à rendre votre événement efficace.

Nous sommes également à vos côtés pour assurer la sécurité et les conditions sanitaires optimales pour votre événement.